PROCESS pour devenir oasien-ne ou habitant-e
Ce document concerne le processus d’inclusion des nouveaux venus dans l’oasis Coq à l’Âme.
Il s’appuie sur l’expérience d’arrivées de nouvelles personnes dans le groupe.
Le process d’inclusion s’enclenche dès que la personne donne son intention de rentrer dans le projet, lorsqu’elle rencontre le Rôle Entrée.
- 1- Processus d’immersion : une personne postule pour devenir Oasis ou habitant :
- Quel que soit son point d’entrée dans le projet, la personne est invitée à envoyer un mail de demande.
- La personne source la reçoit en 1er accueil pour déterminer l’adéquation de ses aspirations avec la raison d’être du projet et lui présente le processus d’entrée.
- Si la personne confirme son intention, la personne source lui transmet le Formulaire de présentation initiale (à remplir avant la prochaine plénière – avec souplesse) et informe l’ensemble du groupe de cette demande par slack. À ce moment-là, la personne source met en relation la personne avec le coordinateur des entrées et lui transmet ce document appelé PROCESS INCLUSION.
- La personne adhère à l’association de l’Oasis du Coq à l’Âme et pour cela :
- elle signe et adopte les statuts de l’association de l’Oasis du Coq à l’Âme
- elle s’acquitte de sa cotisation et est invitée à s’inscrire dans HelloAsso.
- elle signe la Charte de l’Oasis du Coq à l’Âme et le règlement intérieur de l’association de l’Oasis du Coq à l’Âme.
- Le rôle coordinateur des entrées s’assure d’une prise de rdv avec le rôle outils de com’interne et le rôle appropriation de la gouvernance partagée. Il s’assure également que le secrétaire du CG ajoute sur le tableau les informations de la personne en tant que postulant.
- La personne vit un rdv avec le rôle outils de com’interne qui lui explique le fonctionnement du drive, de l’agenda, de zoom et de slack, lui donne les accès, les invite à écrire un 1er message dans slack et à y prévenir quand elle a rempli le formulaire.
- elle vit un 1er rdv gouvernance avec le rôle appropriation de la gouvernance, qui la sensibilise à l’organisation de l’oasis et la gouvernance partagée.
- un chuchoteur par cercle lui est attribué, chuchoteurs qui se désignent sur demande du 1er lien de chaque cercle.
- le rôle coordinateur des entrées s’assure que la personne assiste au moins à une réunion de chaque cercle.
- Le rôle coordinateur des entrées organise un temps de présentation, où le postulant se présente au groupe et vice-versa.
- Le rôle coordinateur des entrées remet à la personne le document “Mes pépites d’étonnement” afin qu’elle rédige son rapport durant son process d’inclusion et en fasse une restitution à la fin du process et ce, qu’importe la décision qu’il aura prise, d’ếtre validé ou non.
Le Rôle CDE ouvre si besoin un espace « point étape » tous les 3 mois pour offrir un temps d’échange entre les Oasiens et la/les personne.s en parcours d’inclusion. Un temps pour poser des questions sur « là où en est la personne », les attentes de part et d’autres, les désirs comblés et non comblés… bref, un temps d’échange pour avancer en sécurité pour le collectif et la/les personnes sur le parcours d’inclusion.
Si un Oasien ou la personne en processus d’inclusion souhaite aborder une tension interpersonnelle ou collective qui nécessite d’être traitée, chacun est responsable d’utiliser un outil du système restauratif dans ce cas, et non lors du « point-étape ».
Il peut se faire soit en collectif (avec le maximum de personnes présentes) soit avec un groupe plus restreint d’Oasiens, pour permettre aux personnes en inclusion qui préférent ce format « réduit », de se dire avec confiance. Un CR sera écrit.
Le Rôle entrée + le Rôle CDE sont obligatoirement présents pour ces points.
- Processus de validation : Il s’enclenche après un parcours d’inclusion de minimum 3 plénières et 1 réunion de chaque cercle, et dès lors que la personne sait qu’elle veut rester dans le projet. Le-la postulante est invité-e à se positionner dans le délai de 9 mois maximum durant lequel il-elle aura participé régulièrement aux activités de l’Oasis. La date limite du processus d’inclusion sera à ajuster selon les évolutions du projet. Ce postulant qui souhaite devenir membre expérimentateur de l’Association des habitants du Domaine d’Échoisy, devra avoir vécu des périodes d’immersion longues d’au moins un mois.
La personne s’engage dans une démarche d’appropriation de la Gouvernance Partagée en intelligence collective. Elle approfondit ses connaissances acquises lors de la phase d’immersion et contribue à sa mise en pratique.- Le rôle coordinateur des entrées demande au rôle outils de com’interne de créer une chaîne slack privée temporaire (incluant tous les oasiens, sans l’aspirant Oasien), où est demandé “quelqu’un a-t-il une objection ?” (objection = un élément qui met le projet ou des personnes en danger)
- S’il y a une ou des objections, le rôle coordinateur des entrées réunit un groupe avec au moins la/les personnes qui ont émis l’objection, le rôle coordinateur des entrées, la personne source, le 1er lien de chaque cercle si besoin, un facilitateur qui se sent plutôt neutre émotionnellement à ce sujet, et tous les Oasiens qui ont à coeur de participer. On voit comment l’objection pourrait être levée.
- si l’objection révèle une problématique interpersonnelle, on enclenche un cercle restauratif entre la personne qui a une objection et l’aspirant Oasien.
- Si le groupe pressent que l’objection pourrait être levée si l’aspirant Oasien réajuste certains comportements (seul ou avec l’aide du groupe) :
- le rôle coordinateur des entrées reçoit ou s’assure que la personne soit reçue pour lui exprimer les objections et voir comment elle les reçoit et envisage de s’adapter, et si et comment elle aimerait être accompagnée par l’oasis pour cela. La personne, et celle qui la reçoit, établissent ensemble un contrat de durée et d’actions.
- en suivant ce qui est établi dans le contrat le rôle coordinateur des entrées revient vers le groupe pour vérifier si les objections sont levées ou passe à l’étape 2-2-2-3
- si l’objection ne peut pas être levée parce que le groupe se sent trop en danger dans la perspective d’accueil de cette personne, un refus de l’entrée est acté et le rôle coordinateur des entrées reçoit ou s’assure qu’une personne la reçoive pour lui signifier lors d’un entretien. Le processus de sortie est enclenché. Le rôle sortie prend le relais.
- 2-3 Si validation de l’entrée : temps de célébration (cf.3).
NB : Si l’Oasien postulant ne donne plus de nouvelles OU est absent à 3 plénières consécutives, le postulant à être Oasien sort du process d’inclusion et le process de sortie est enclenché. Le coordinateur des entrées aura eu l’attention de solliciter le postulant qui ne donne plus de nouvelles, de questionner dès la deuxième absence aux plénières, le motif de cette absence et la motivation de la personne à rester dans le process d’inclusion.
Il s’acquitte de sa cotisation
Intégration : une fois l’entrée en tant qu’Oasien est validée
Le rôle coordinateur des entrées s’assure que le secrétaire du CG déplace les coordonnées de la personne vers le listing “Oasien” dans le tableau des coordonnées
Le rôle appropriation de la gouvernance reçoit le nouvel Oasien pour un 2e rdv de gouvernance
Le nouvel Oasien entre en contact avec chaque 1er lien de cercle pour connaître les besoins en termes de rôles à énergiser
Le rôle coordinateur des entrées propose à l’Oasien entrant et aux autres Oasiens un temps de célébration et se met en lien avec le rôle Célébration. En fonction de l’élan de chacun, les modalités de célébration seront pensées et mises en œuvre.
Si l’adhérent de l’association de l’Oasis du Coq à l’Âme devenu Oasien souhaite devenir membre de la SCIC de l’Oasis du Coq à l’Âme, il devra en faire la demande écrite motivée en remplissant ce formulaire pour une validation par le conseil coopératif puis par l’AG de la SCIC. S’il est validé il devient sociétaire et dès lors :
Il signe et adopte les statuts de la SCIC de l’Oasis du Coq à l’Âme
Il souscrit à 5 parts sociales et signe sa convention de souscription. Il recevra un récépissé de libération des parts dès que celle-ci sera effective.
Le cas échéant, si l’oasien sociétaire et la SCIC le souhaitent, il peut faire un dépôt en compte courant d’associé et signera une convention de dépôt en compte courant d’associé.
Si l’Oasien adhérent de l’association de l’Oasis du Coq à l’Âme et sociétaire de la SCIC de l’Oasis du Coq à l’Âme souhaite devenir membre expérimentateur de l’Association des habitants du Domaine d’Échoisy, il devra en faire la demande écrite pour une validation par le comité de coopération et l’AG de l’Association des habitants du Domaine d’Échoisy.
S’il est validé dès lors :
– Il signe et adopte les statuts et le règlement intérieur de l’association des habitants du Domaine d’Échoisy
– Il signe la demande d’autorisation d’occupation d’un espace d’hébergement de l’association des habitants du Domaine d’Échoisy à titre d’expérimentateur sur place
– Il signe une convention d’occupation précaire de logement